深圳市南山外籍人员子女学校(ISNS)成立于2002年，是一个多元化的社区，教师和学生来自20多个不同的国家和地区。作为深圳第一所IB一贯制学校，ISNS为学生提供IB框架下并受国际认可的加拿大课程。创新的课程使学生能够在顶尖大学茁壮成长，成为全面发展的世界公民。

ISNS采用全年滚动招生的政策，根据中国教育部门的相关规定，学校的招生对象为3岁至12年级的外籍和港澳台地区的学生。

深圳市南山外籍人员子女学校于2016年使用OpenApply统一管理市场招生数据、保障数据安全以及推进数据分析落地。随着学校不断探索OpenApply的功能与使用场景，使用不断深入，目前OpenApply已成为学校的运营中心与数据中心。

招生数据的重要性与安全保障

学校是一个庞大复杂的社群，牵涉到众多的相关利益者。在学校信息化建设过程中，为了做到面面俱到，通常会使用多个信息化平台与工具，所以总会有家长就安全问题挑战我们。如果要减少数据风险、避免家长质疑、强化家校之间的信任，学校需要使用数据集中管理平台，如Faria集团开发的一体化集成系统，来确保数据收集、管理、传送、应用的过程安全合规。

我们通过OpenApply粒度权限功能，为不同部门的老师设置了精准访问权限。因而他们在OpenApply上仅能查看并高效使用与自己工作相关的数据。OpenApply职员名录下设置了不同部门，你可以为整个部门或个人用户勾选与之相关的学部、校区、学生类型（申请者、在校生或校友）与数据类型（基础信息、学习信息、财务信息或健康信息等等）。就数据类型而言，学校只需提前自定义类别，系统将在后台自动分类。

创建学校数据中心

首先，OpenApply是对外招生的门户。家长注册OpenApply账号并在上面完成咨询、申请、注册、续读等全流程操。ISNS在申请初期使用表单确保收集到全面详尽的入学申请材料，如姓名，我们会要求填写具有法律效益的姓名、首选姓名或用本国语言拼写的姓名，这样做的目的在于尽可能地避免后期要求家长提供补充信息的情况。

其次，学校使用OpenApply收集其它个人资料信息，例如在疫情期间，我们需要一直追踪学生的住址、当地社区办事处、健康信息、接种信息等等。

另外，ISNS在OpenApply上创建了年度活动同意书（表单），包括实地考察、校外学习、郊游等未来活动同意书以及青少年电子产品使用规定同意书等等。家长需要阅读表单内容，署名表示同意接受。申请学生家长可以在OpenApply家长端（双语界面）的申请清单下找到它，并填写提交。每年的续读季，在读生家长需要再次提交年度活动同意书（表单）。

不仅仅是招生

学校可以使用OpenApply CRM模块对外管理市场营销活动。例如，ISNS会通过它来追踪不同择校展、不同代理组织的活动、以及学校自己举办的开放日的线索数量、最终转化率等等。由此我们可以清楚看到所有投入渠道的产出效果，以更好地规划未来活动。

ISNS招生和市场部负责人Sherry Zeng分享到“我们在系统中添加每场营销活动，进行简单设置并生成专属链接与二维码供家长点击或扫描，由此系统就能够追踪市场线索来自哪一场营销活动并自动呈现相关的数据分析报告。”

此外，OpenApply还可以被用作内部在校生各类事务管理工具。我们希望在家长心中建立起OpenApply信息管理中心的形象，使其收到学校要求后，习惯于第一时间登录OpenApply系统完成表单提交。

我们会要求家长通过OpenApply参与到学校日常事务中来，如奖学金申请、助学金申请、各类问卷的填写等等。ISNS提供60余种奖学金，并同时对校内校外学生开放。我们曾经使用其它CRM表单系统来处理奖学金申请事宜但弊端非常明显，例如数据导出时间有限制、无法与其它系统集成同步、不能查看历史信息等等。目前我们改用OpenApply来管理奖学金，自定义奖学金申请表单，设置限期，并将其添加至相关在校生的待完成事项清单中。学校可以轻松查看导出学生在校期间所有奖学金申请的相关信息。

最后我们还用OpenApply来组织管理在校生家庭的家长工作坊活动。在OpenApply管理员端创建活动有诸多便利，例如，我们能够设置时长与人数限制（为了确保在现场开展深入而有意义的沟通），上传PPT等资料文件、链接、视频供家长提前观看了解等等。OpenApply活动管理的另一个优势在于我们能够轻松下载报名者信息，并向那些尚未报名的家长发送提醒。

站在家长角度，由于OpenApply具有已留信息自动填写功能，他们仅需填写或更新关键性的字段，节约了大量时间。